miércoles, 24 de julio de 2013

ARTICULO SOBRE LOS ASPECTOS FINANCIEROS Y CONTABLES EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL AÑO 2013














ASPECTOS CONTABLES, FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

PRINCIPIOS Y ORIENTACIONES







Autor:
EDGAR FERNANDO MARTINEZ
Director del sitio web  www.admonph.galeon.com


Bogotá D.C., Mayo de 2013














ARTICULO DE INTRODUCCION
TALLER SOBRE  PROPIEDAD HORIZONTAL

“ASPECTOS FINANCIEROS Y CONTABLES EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL
Editorial sobre Propiedad Horizontal en Colombia
Redactado por: Edgar Fernando Martínez Zambrano

“ASPECTOS CONTABLES Y FINANCIEROS PARA LA ADMINISTRACIÓN EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL”

Editorial sobre Propiedad Horizontal en Colombia

Redactado por: Edgar Fernando Martínez Zambrano

Bogotá D.C., 15 Mayo de 2013.

Fuentes Consultadas: Ley 675 de 2001, Guía Legis sobre Propiedad Horizontal, revista Legis del Contador primera Edición; Guía Legis sobre Entidades Sin Ánimo de Lucro Edición año 2000, Cobranza y recuperación de cartera en Propiedad Horizontal – Fundación Colombiana de Derecho Inmobiliario y Comercial primera edición; orientaciones Profesionales Profesional No. 007 de 2003 y No. 010 de 2006 y No. 001 de 2008 emanadas Consejo Técnico de la Contaduría Pública.

El Contenido de este Artículo; fue adaptado para la elaboración de las guías para el taller  sobre Propiedad Horizontal a cargo del Redactor de este Artículo; y tiene como objetivo la divulgación de estrategias y herramientas para las administraciones de las Copropiedades, asesores contables, miembros de Consejos de Administración y vinculados al sector.

El Régimen de Propiedad Horizontal, sobre el cual se rigen las Copropiedades y de conformidad a lo que establece la Ley 675 de 2001; indican que toda copropiedad debe acatar los principios legales y sometidas bajo la luz de que son entes sin ánimo de lucro, bajo un régimen económico y tributario especial; ofrecen igualmente los principios económicos y la forma de manejarlos en concordancia con una serie de normas legales inherentes a la actividad y objeto social de estos, todo lo anterior propende para que en cada copropiedad aplicando estas normas inherentes a la misma, permitan desarrollar mecanismos y procesos que faciliten la administración correcta y eficaz de los bienes y servicios comunes, procuren su adecuado funcionamiento, mantenimiento y conservación; y orienten los mecanismos para el manejo adecuado de los recursos involucrados en estos principios.

Aplicando ahora los principios de Contabilidad y manejo financiero, internacionalmente homologados y aceptados, y que para la república de Colombia se encuentran orientados por la Ley 43 de 1.990, el Decreto 2649 de 1993 y las demás normas que regulan la actividad y quienes tienen a su cargo las funciones y responsabilidades en el manejo económico de las entidades conforme las Leyes en el país, se deben aplicar las competencias y principios de contabilidad para la adecuada organización, elaboración, causación, procesamiento de los asientos y documentos de contabilidad y las demás operaciones inherentes; con el fin de presentar conforme las normas, la información financiera de una Copropiedad de la manera más clara y sólida posible que reflejen el estado de la copropiedad y el desarrollo previsible de las misma.

La contabilidad en una Propiedad Horizontal debe acatar los principios establecidos en las normas y de los cuales destaco los siguientes:

• De la Autonomía (los negocios de la copropiedad se basan en decisiones propias y de forma independiente de los propietarios y administradores como personas naturales).
• De la realización (las operaciones se realizan sobre hechos ciertos y demostrables).
• Del período contable.
• Del valor histórico (las cuentas se deben registrar a precios y valores junto con el cambio de estas conforme el valor real en la cual se causan ó se afectan aplicando las normas para su movimiento y registro).
• De la Dualidad Económica (aplicando el sistema de la partida doble, en la cual cada asiento debe afectar a las cuentas involucradas en la operación).
• De la Revelación suficiente (siendo la información financiera, el objetivo fundamental de la contabilidad para la Copropiedad; la cual se cumple con la adecuada presentación de los Estados Financieros para que de forma clara y comprensible indique la situación financiera de la Copropiedad en cualquier momento).

Por lo anterior el Consejo Técnico de la Contaduría Pública en Colombia, ha emitido desde hace algunos años las Orientaciones Profesionales como la No. 007 y la No. 010; en las cuales induce al uso de algunos procedimientos de contabilidad para el manejo adecuado de las cuentas que se utilizan en una propiedad horizontal bajo los principios de su objeto social, de las características de las cuentas que se utilizan en las copropiedades haciendo uso de los procesos y clasificación de cuentas del Plan Único de Cuentas; igualmente esta entidad ha emitido conceptos muy valiosos para los profesionales de la Contaduría, los Revisores Fiscales y los órganos de dirección y administración para mejorar los estándares de calidad en la presentación de la información financiera

Son muchos aspectos técnicos y financieros que a través de la ciencia contable; que se aplican para las entidades en cumplimiento de las normas exigidas; sin embargo puedo destacar algunos elementos, conceptos y procedimientos que se deben tener en cuenta para el manejo de la Contabilidad en una copropiedad sometida al régimen de la Propiedad Horizontal; los cuales tenemos:

ASPECTOS Y PUNTOS DE REFERENCIA SOBRE LA TECNICA CONTABLE, LAS CUENTAS Y LOS ESTADOS FINANCIEROS

PLAN UNICO DE CUENTAS
Toda Copropiedad, debe desarrollar y cumplir con los procedimientos contables para el manejo de las cuentas y rubros que en el ejercicio de su gestión involucren, en concordancia con el Plan Único de Cuentas establecido por la Ley.

A
sí mismo deberá aplicar los procedimientos bajo el principio de causación de las cuentas, para el buen uso de los documentos y soportes contables; y la inscripción de los libros de Contabilidad, tales como Libro Diario, Libro Mayor y Balances y Libro Inventario y Balances.

LOS ESTADOS FINANCIEROS
Una copropiedad periódicamente deberá actualizar sus estados financieros, teniendo en cuenta los soportes y documentos contables que la sustentan; a efecto de indicar su realidad financiera y fiscal en un momento determinado; es importante destacar que los estados financieros deben ser elaborados y certificados por un Contador Público, y deben llevar la firma del representante legal de la Copropiedad, junto con la firma del Asesor Contable con la tarjeta profesional; cabe recordar que la Administración es la responsable de la Contabilidad, del manejo de los soportes contables y libros oficiales de Contabilidad de la Copropiedad.

En los casos en que la Copropiedad por disposición de la Ley (centros comerciales ò copropiedades de uso comercial ò mixto) ó por decisión de la Asamblea de Copropietarios (copropiedades de vivienda) hayan designado un ente de control interno ò revisoría fiscal; este último deberá firmar los estados financieros indicando su calidad (Auditor ó Revisor Fiscal) y adjuntando su dictamen a estos conforme las normas de Contabilidad y Auditoría.

Los estados financieros, determinarán la interpretación de los resultados en las operaciones contables y la capacidad de pago de la Copropiedad, el control sobre los gastos y el manejo de la cartera.

BALANCE GENERAL
Es el estado financiero que indica la relación de las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio que indican la situación actual de la entidad, que resumen la situación actual de la misma.

ESTADO DE RESULTADOS.
Indica la fuente de utilidad ó perdida, durante el ejercicio del período contable, teniendo en cuenta los ingresos contra los gastos efectivos ejecutados en el período. Para el caso de la Propiedad Horizontal, la utilidad se reinvierte.

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
Es el informe Contable, que teniendo en cuenta el presupuesto aprobado para la vigencia del período contable, determina en cada rubro ó cuenta su comportamiento real con respecto a lo que gasto durante el período contra lo que se había presupuestado gastar en el mismo período; y lo anterior determinará la gestión en su cumplimiento, ó justificación acerca de su comportamiento.

INFORME SOBRE INVENTARIOS
Es el informe contable, en el cual se detallan los activos fijos de una entidad, para proceder a valorizarlos, actualizarlos sobre su estado actual de funcionabilidad con el sistema de depreciación, a efecto que se apropien los recursos económicos a efecto de reemplazar estos activos en el momento que sean obsoletos.

Toda Copropiedad debe tener en cuenta el manejo de los inventarios de sus activos fijos, como medida para asegurarlos, mantenerlos y valorizarlos.

PROVISIONES
La provisión en Contabilidad, es un ajuste que permite incluir un estimativo que compense un efecto negativo en una cuenta de comportamiento no deseable ó difícil de recuperar.

Para la Propiedad Horizontal, se pueden aplicar varios tipos de provisiones, en especial la provisión sobre cartera ó cuentas por cobrar.

FONDO DE IMPREVISTOS
Conforme la Ley 675 de 2001, La persona jurídica sometida al Régimen, constituirá un fondo para atender obligaciones o expensas imprevistas, el cual se formará e incrementará con un porcentaje de recargo no inferior al uno por ciento (1%) sobre el presupuesto anual de gastos comunes y con los demás ingresos que la asamblea general considere pertinentes.

Para el manejo de este fondo; la asamblea podrá suspender su cobro cuando el monto disponible alcance el cincuenta por ciento (50%) del presupuesto ordinario de gastos del respectivo año.

El administrador podrá disponer de tales recursos, únicamente previa aprobación de la Asamblea General de Copropietarios, en su caso con el objetivo de atender exclusivamente una situación que por su carácter de extraordinario y urgente requiere del uso de los recursos apropiados en este fondo, y que no hayan sido tenidos en cuenta dentro del presupuesto de gastos ordinario; y de conformidad con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal; ahora sì agotado los recursos de este fondo fueren insuficientes para atender la erogación que causa el imprevisto, la diferencia económica del fondo apropiado y el valor total del gasto para atenderlo podrá sí así lo aprueba la Asamblea por una expensa ò cuota de carácter extraordinario.

EL CIERRE CONTABLE
Es el procedimiento contable, en el cual se procede a hacer un corte de las operaciones contables, para proceder a realizar la revisiones de los documentos y soportes contables y realizar los ajustes tales como; Arqueo de Caja, Conciliación Bancaria, Provisiones y depreciación de activos; previo a la elaboración de los estados financieros; el cierre contable se puede realizar en cualquier tiempo, sin embargo se aplica por períodos definidos tanto de carácter mensual ó anual.

LA PROVISIÓN DE CARTERA
Esta provisión para de cartera, tiene como fin la protección de esta cuenta en el caso de que no se pudiese recuperar en su totalidad ò sea muy difícil el recaudo de las cuentas por cobrar a terceros y esto produzca un efecto negativo en el estado de resultados; para generar la provisión se puede aplicar el siguiente procedimiento:

Se hace la tabulación de la cartera con base a un informe de cartera por edades.

Se saca el promedio de la cartera por cada edad, de acuerdo a la fecha del informe de cartera, contra el porcentaje determinado por la DIAN.

El valor resultante será tenido en cuenta para el asiento contable y valor establecido en el presupuesto; este valor en el ejercicio contable será actualizado en la medida que aumente ó disminuya la cartera.

EL PRESUPUESTO Y SU EJECUCIÓN


El actual régimen de la propiedad horizontal, indica que las entidades sometidas a éste, para la fijación de expensas comunes a cargo de los propietarios de las unidades de dominio particular, deben establecer el presupuesto de sus ingresos y gastos para un período determinado, que por lo general en Colombia, dicho período de presupuesto corresponde al período fiscal del 1 de Enero al 31 de Diciembre de cada año, aunque puede variar de acuerdo a las disposiciones del Reglamento de Propiedad Horizontal de cada copropiedad.

El presupuesto se define como la previsión de los ingresos y gastos para un período futuro aplicando un procedimiento de carácter anual que puede permitir hacer estimaciones sobre la base de los resultados financieros de la persona jurídica en un período determinado, para proyectar al siguiente período y proceder a los ajustes e inversiones necesarias para el futuro.

El seguimiento del presupuesto y su control permitirá cumplir las expectativas presupuestarias estimadas. Este concepto aplica a la propiedad horizontal, donde el presupuesto es una de las funciones del administrador, quien debe elaborarlo y presentarlo, de conformidad con el numeral 4 del artículo 51 de la Ley 675 de 2001, como una de sus funciones en presentar ante los dignatarios (propietarios) de la copropiedad, el presupuesto y la ejecución presupuestal del ejercicio terminado.

El presupuesto es una de las mejores herramientas al servicio de la administración para
ejercer un rápido control sobre las operaciones y gestión de los recursos de las copropiedades.

La preparación del Proyecto de Presupuesto es una función de la Administración, quien deberá presentarlo para su estudio al Consejo de Administración, que a su vez será quienes lo presenten ante la Asamblea General Ordinaria de Propietarios.
La Asamblea General es quien deberá dar su aprobación final a este presupuesto, que servirá para fijar las "Cuotas de sostenimiento ó Ordinarias de Administración"
Todo lo referente a la elaboración, presentación, aprobación y aplicación del Presupuesto, se encuentra reglamentado en la ley de Propiedad Horizontal, (En Colombia, Ley 675 de Agosto 3 de 2001) y en los Reglamentos de cada copropiedad.
En el Presupuesto deben definirse por un lado los ingresos que tendrá la Copropiedad por concepto de cuotas de sostenimiento, por ingresos derivados de la explotación económica de los bienes comunes y otros ingresos proyectados; y por otra parte deben incluirse las partidas o "Rubros" destinados a cubrir cada uno de los gastos ó erogaciones en que incurrirá la copropiedad;  Estas partidas están relacionadas con el funcionamiento y conservación; y conforman los "rubros" como Servicio de Administración y de Contabilidad, Servicios de Vigilancia y Aseo, Servicios Públicos, Mantenimiento, Reparaciones Locativas, Suministros, etc.
El cálculo de las partidas correspondientes debe ajustarse al gasto esperado, por lo que se deben tener en cuenta varios factores, que pueden variar de acuerdo a cada rubro. Por ejemplo, servicios como Vigilancia, Administración, Contabilidad, Mantenimiento de ascensores, Mantenimiento de Jardines y otros se manejan mediante Contratos, por lo general con vigencia de un año, por lo que su costo no variará durante ese tiempo. Se puede entonces hacer un cálculo exacto de los respectivos rubros. Normalmente los clasificamos como "Gastos Fijos".
Otros rubros, como los Servicios Públicos, (Electricidad, Acueducto, Teléfono, Gas) Suministros, (Papelería, Materiales de Aseo, Bombillos, etc.) Reparaciones Locativas, (Plomería, Electricidad, Cerrajería, Pintura etc.) son "Gastos Variables", y su cálculo es un poco más complicado. Debemos tener en cuenta factores como la ejecución presupuestal del período anterior para determinar el comportamiento del rubro, revisar las tarifas o costos actuales, el índice de Inflación esperada, y por supuesto las necesidades específicas de la copropiedad; además con relación a los equipos que prestan servicios a la Copropiedad, deberá tenerse en cuenta su edad, el deterioro normal, vencimiento de garantías, y muy importante el comportamiento histórico de estos Rubros; es decir el promedio del gasto en el pasado. Para lo anterior recalco,  nos debemos basar en los informes de Contabilidad, principalmente en el "Estado de Resultados" (P. & G.) y en la "Ejecución Presupuestal".
 Una vez conocemos el promedio de gastos en los ejercicios anteriores, aplicamos los porcentajes correspondientes a las alzas esperadas por inflación, nuevos impuestos, y cualquier otro factor que razonablemente pueda influir en el comportamiento del rubro, y tendremos así un cálculo bastante aproximado a lo que será el gasto real.

Periódicamente el presupuesto debe ser examinado frente a las cifras ejecutadas tanto en ingresos como en gastos con el propósito de establecer desviaciones importantes y poder tomar las medidas administrativas, al final del ejercicio contable debe presentarse la ejecución presupuestal a la que se acostumbra incluir las notas explicativas sobre los motivos de las desviaciones importantes en los diferentes rubros del presupuesto.

En la propiedad horizontal, independiente de los estados financieros que por norma contable se deben presentar periódicamente para definir la situación financiera de la Persona Jurídica, debe considerarse la ejecución presupuestal como el verdadero indicador de la gestión de la administración en la copropiedad, porque definirá con que rigurosidad se hizo efectivo los recaudos de dineros producto del ingreso presupuestado y en que se aplicaron las erogaciones como gastos efectivos para cada rubro definido en el presupuesto durante el período; con ello se podrá explicar de forma objetiva a los propietarios en Asamblea, que comportamiento se obtuvo en cada rubro tanto del ingreso como del gasto en dicho período para que se adopten las medidas y decisiones pertinentes en la definición de un nuevo presupuesto, ó se definan por parte de la Asamblea, los cambios de destinación en el presupuesto anterior para engrosar ó fortalecer ciertos rubros ó cambiar su destinación, decisión que sólo puede adoptar la Asamblea de propietarios como máximo órgano de dirección de la persona jurídica.
Los ingresos por recaudo de cuotas ordinarias ó extraordinarias de acuerdo a las características de la Propiedad Horizontal, como persona Jurídica sin ánimo de Lucro, toda vez que los recursos que se recaudan por parte de la administración de la copropiedad están destinados para su conservación, mantenimiento y seguridad, y los gastos que para este fin se generen durante el ejercicio.
Es indispensable tener en cuenta que el presupuesto debe ejecutarse en su totalidad, a fin de definir que por ajustes y buena gestión de administración se pudiera tener una disminución de gastos que generen verdaderos y tangibles excedentes en el ejercicio de acuerdo a la aplicación del presupuesto aprobado, con lo cual se comete el error de considerar el tema de recaudo tardío de cartera como excedentes de ejercicio en posterior ejercicio contable cuando se logra el recaudo efectivo de cuentas por cobrar de cuotas que han dejado de recaudarse en el momento de su causación (período en el que se causó la cuota) y que deben ser por el contrario, sujetas a ejecución posterior de estas partidas que por la falta de su recaudo oportuno No permitieron la ejecución del presupuesto proyectado en su momento.
 
Ahora los excedentes de ejercicio reales (por disminución de gastos y por recaudo efectivo de intereses durante un período), deben ser tenidos en cuenta como parte del patrimonio, y elemento para la estructuración del presupuesto para la vigencia siguiente al cierre donde se determinó este excedente.
EL FONDO DE IMPREVISTOS Y SU MANEJO CONTABLE SEGÚN LAS DISPOSICIONES DEL CONSEJO TÉCNICO DE CONTADURÍA PÚBLICA EN COLOMBIA.


Que dice la orientación Profesional No. 010 de 2006 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública en Colombia sobre el Fondo de Imprevistos:

Fondo de Imprevistos:
Naturaleza: El artículo 35 de la Ley 675 de 2001 establece: “ La persona jurídica constituirá un fondo para atender obligaciones o expensas imprevistas, el cual se formará e incrementará con un porcentaje de recargo no inferior al uno por ciento (1%) sobre el presupuesto anual de gastos comunes y con los demás ingresos que la asamblea general considere pertinentes. La asamblea podrá suspender su cobro cuando el monto disponible alcance el cincuenta (50%) del presupuesto ordinario de gastos del respectivo año. El administrador podrá disponer de tales recursos, previa aprobación de la asamblea general, en su caso, y de conformidad con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal.

PARÁGRAFO. El cobro a los propietarios de expensas extraordinarias adicionales al porcentaje del recargo referido, solo podrá aprobarse cuando los recursos del Fondo de que trata este artículo sean insuficientes para atender las erogaciones a su cargo”.
Así las cosas, el Fondo de Imprevistos tiene como finalidad garantizar los recursos necesarios en el momento en el que se incurra en situaciones inciertas, no presupuestadas, que implican la disposición de recursos adicionales a los recursos recaudados en las cuotas ordinarias de administración. Como consecuencia, la naturaleza del Fondo que establece la Ley 675 de 2001, corresponde a la separación de los recursos monetarios en una cuenta de destinación específica, como por ejemplo una cuenta de ahorros, un fondo fiduciario liquido, que garantice la disponibilidad inmediata de los recursos.  El fondo de imprevistos se calcula del presupuesto de gastos anual, conformándose en una suma adicional a la cuota de administración.

Recaudo: Al quedar incorporado el valor del fondo de imprevistos dentro del presupuesto de gastos, no hay necesidad de incluir en la cuenta de cobro al copropietario su valor en forma independiente, en tanto va a quedar inmerso
dentro del valor total de la cuota de administración. Se trata pues, de una formalidad de tipo contable y de control administrativo que implica que, al contabilizarlo, se separe el valor recaudado por concepto de la cuota ordinaria propiamente dicha, respecto del monto correspondiente al fondo de imprevistos.

Contabilización:
Antes de precisar la contabilización de los recursos del Fondo de Imprevistos, es importante presentar un análisis de las
diferentes posibilidades de registro, bajo la luz del Decreto 2649 de 1.993, de tal suerte que se dé claridad al tratamiento contable definido. El Fondo de Imprevistos corresponde a recursos adicionales
para atender situaciones no previstas, por tanto en el momento de su recaudo se adelantan cuotas extraordinarias, en las que se incurrirían en el momento de presentarse tal situación si no se tuvieran dichos recursos.

De lo anterior, se deduce que los dineros recibidos por concepto del Fondo de Imprevistos corresponden a otros ingresos de la copropiedad, diferentes a los recibidos de la cuota ordinaria de administración, pero que finalmente una
vez presentada la situación inesperada se utilizaran para sufragar los gastos o inversiones que de ella se deriven. En este sentido, la contabilización del Fondo presenta diferentes interpretaciones, las cuales a continuación se analizan: Contabilización del Fondo de Imprevistos como un Pasivo a favor de los copropietarios Esta propuesta NO es acogida por  el Consejo Técnico, dado que el Decreto 2649 de 1993, en el artículo 36 establece que “ Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes.”. Dado que la constitución del Fondo de Imprevistos corresponde a aportes de los copropietarios para atender situaciones eventuales que requieren recursos adicionales al presupuesto de gastos, y por tanto, forman parte de la gestión de la Copropiedad, tales recursos permanecerán en su disposición hasta que ocurra el imprevisto, y sólo por este motivo podrá hacerse uso de los mismos. Por tal razón, en ninguna circunstancia el Fondo de Imprevistos corresponde a un pasivo a favor de los copropietarios, más cuando en ninguna situación estos recursos serán devueltos a sus depositantes; tal como lo expresa la naturaleza misma del Fondo establecida en el artículo 35 de la Ley 675, anteriormente expuesto. 

Contabilización del Fondo de Imprevistos como una provisión. Esta propuesta NO es acogida por el Consejo Técnico, dado que el Decreto 2649 de 1993, en el artículo 52 establece que se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables así como para disminuir el valor expresado si fuere el caso de los activos, cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables. Una contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias existentes, que implican duda respecto a una posible ganancia o pérdida por parte de un ente económico, duda que se resolverá en ultimo termino cuando uno o mas eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir.” Por tanto, las provisiones se reconocen una vez se tiene una alta probabilidad de ocurrencia del hecho, a través de información disponible y razonable que permita tal certeza. En este sentido, de acuerdo a la naturaleza del Fondo de Imprevistos, no corresponde a la definición de provisión, dado que estos recursos pueden llegar a ser o no utilizados, y no se tiene certeza alguna de la ocurrencia del hecho, así como del valor y de posible beneficiario. Contabilización del Fondo de Imprevistos como una Reserva Patrimonial. Esta propuesta NO es acogida por el Consejo Técnico, dado que el Decreto 2649 de 1993, en el artículo 87 establece que “(...) Las reservas o fondos patrimoniales representan recursos retenidos por el ente económico, tomados de sus utilidades o excedentes, con el fin de satisfacer requerimientos legales, estatutarios u ocasionales.

Las reservas o fondos patrimoniales destinados a enjugar pérdidas generales o específicas sólo se pueden afectar con dichas pérdidas, una vez estas hayan sido presentadas en el estado de resultados” Es evidente en el artículo precedente que las reservas o fondos patrimoniales únicamente se constituyen de las utilidades o excedentes del ente económico, por tanto, dado que los recursos del Fondo de Imprevistos provienen directamente de cada uno de los copropietarios, estos no podrán ser parte del patrimonio de manera directa, sino a
través del estado de resultados.

Contabilización del Fondo de Imprevistos como un Ingreso Diferido. Esta propuesta NO es acogida por el Consejo Técnico, dado que el Decreto 2649 de 1993, en el artículo 55 establece que “(...) Deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la obligación correlativa este total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el correspondiente beneficio económico este total o parcialmente consumido o perdido.”

En este caso, se difieren los ingresos hasta el momento en el que consume total o parcialmente la obligación, situación que no aplica al Fondo de Imprevistos toda vez que estos recursos no tienen una obligación correlativa cierta a la cual deba asociarse.

Contabilización del Fondo de Imprevistos como un Ingreso. Esta propuesta ES ACOGIDA por el Consejo Técnico, dado que el Decreto 2649 de 1993, en el artículo 38 establece que “ Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades realizadas durante un período, que no provienen de los aportes de capital.” Así las cosas, se reconocen los recursos del Fondo de Imprevistos como un Ingreso en el periodo en el que se causa, toda vez corresponde a flujos de dinero que recibe la copropiedad para el desarrollo del objeto para el cual fue creada, la administración de los bienes de los copropietarios, en este caso específico, se atenderán situaciones inesperadas que pueden tener efectos en el bien común de los copropietarios.

Por tanto, al estar el Fondo de Imprevistos inmerso en la cuota de administración, se reconoce este valor total con un débito en cuentas por cobrar, y un crédito en la cuenta de Ingresos. Posteriormente, se realizará el traslado a la cuenta del disponible destinada específicamente para el Fondo de Imprevistos, acreditando la cuenta de caja o bancos, según sea el caso de recaudo.

Ahora bien, en el momento en que ocurra un imprevisto y que, de acuerdo con lo establecido en la Ley 675, se deba utilizar dicho fondo, tal situación se refleja en la contabilidad debitando la cuenta de gastos por el concepto del imprevisto, acreditado la cuenta del disponible que constituye el Fondo
creado para tal fin.

ORIENTACIÓN PROFESIONAL No. 01 DE 2008 PRINCIPIOS ORIENTADORES

FONDO DE IMPREVISTOS
Contabilización del Fondo de Imprevistos como un Ingreso y
provisión del gasto. Esta propuesta es acogida por el Consejo Técnico, dado que el Decreto 2649 de 1993, en el artículo 38 establece que “(...) Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o
disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan
incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes,
por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades
realizadas durante un período, que no provienen de los aportes de
capital.” Así las cosas, se reconocen los recursos del Fondo de
Imprevistos como un Ingreso en el periodo en el que se causa,
toda vez corresponde a flujos de dinero que recibe la copropiedad para el desarrollo del objeto para el cual fue creada, la administración de los bienes de los copropietarios, en este caso específico, se atenderán situaciones inesperadas que pueden tener efectos en el bien común de los copropietarios. Por tanto, al estar el Fondo de Imprevistos inmerso en la cuota de administración, se reconoce este valor total con un débito en cuentas por cobrar, y un crédito en la cuenta de Ingresos. Posteriormente, se realizará el traslado a la cuenta del disponible destinada específicamente para el Fondo de Imprevistos, acreditando la cuenta de caja o bancos, según sea el caso de recaudo.

Simultáneamente, como mecanismo de control, deberá reconocerse una provisión por el valor del fondo en el mismo periodo, con afectación del gasto. Informando en el pasivo la totalidad de los recursos destinados para un eventual imprevisto, toda vez que el fondo especial del disponible, puede no reflejar el valor total presupuestado del fondo por efecto de las cuotas pendientes de recaudo. Ahora bien, en el momento en que ocurra un imprevisto y que, de acuerdo con lo establecido en la Ley 675 de 2001, se deba utilizar dicho fondo, tal situación se refleja en la contabilidad debitando la provisión por el concepto del imprevisto y acreditando la cuenta especial del disponible que fue constituida para tal fin.

Reclasificación Para efectos de la reclasificación del fondo de imprevistos, las copropiedades en su contabilidad deberán realizar los ajustes pertinentes, para cumplir con lo establecido en la presente orientación. Para tal fin, es preciso definir si el valor del fondo de imprevistos en su reconocimiento inicial afecto el estado de resultado o si por el contrario, tuvo sólo afectación en cuentas del balance. Para escenarios de reclasificación: constituyó el fondo líquido. Si por error el valor del fondo de imprevistos no tuvo afectación en el estado de resultados ni en el ingreso, ni en el gasto, y se constituyó una cuenta por pagar a favor de los copropietarios sin constituirse Fondo liquido.

PRONUNCIAMIENTOS SOBRE LA ORIENTACIÓN PROFESIONAL No. 010 de 2006 Y RAFITIFADOS POR LA ORIENTACIÓN PROFESIONAL NO. 01 DE 2008.

El artículo 57 de la Ley 675 de 2001 determina que los Revisores Fiscales de copropiedades deben cumplir las funciones establecidas en la Ley 43 de 1990 o las disposiciones que la modifiquen, razón por la cual la Ley 675 de 2001 no establece funciones específicas para los Revisores Fiscales, debiendo remitirse a las funciones señaladas por el artículo 207 del Código de Comercio. Debe entenderse dentro de las funciones establecidas en las demás normas legales, las referentes a impartir recomendaciones a los administradores, atestar los documentos a que haya lugar, así como la fiscalización del cumplimiento de disposiciones relativas al sistema de seguridad social integral y la propiedad intelectual y derechos de autor.

Informes:
El dictamen es un informe en el que se expresa el juicio profesional del revisor fiscal sobre los asuntos sometidos a su fiscalización, entre los que se encuentran los estados financieros, los actos de los administradores, la correspondencia, los comprobantes y los libros de actas, la evaluación del control interno y el cumplimiento de las normas legales, entre las que se integran los aportes al sistema de seguridad social integral, las de propiedad intelectual y derechos de autor. El dictamen sobre estados financieros deberá emitirse por lo menos una vez al año al cierre del período y cada vez que se presenten rendiciones de cuentas de los administradores.

Las instrucciones son informes que debe emitir el Revisor Fiscal para lograr que los bienes sociales estén adecuadamente protegidos en relación con factores internos o externos, históricos o prospectivos y para lograr una estructura eficaz para el control de los mismos. Este informe se caracteriza por su oportunidad, es decir, se produce en el momento en que se requieren las instrucciones para el eficiente funcionamiento del sistema de protección de bienes sociales. La denuncia de irregularidades es un informe que debe remitir el Revisor Fiscal al Gerente, al Consejo de Administración, a la Asamblea o a las entidades gubernamentales correspondientes en su orden, cuando se presenten irregularidades en la acción administrativa. Este informe debe ser elaborado con oportunidad, es decir, en el momento en que normalmente se debieron identificar tales irregularidades.  La atestación es un informe que se orienta a otorgar fe pública sobre la veracidad, fidedignidad y fidelidad de los datos contenidos en determinado documento, generando en tal documento una presunción de veracidad y legalidad. Debe producirse cada vez que se requiera y su contenido implica un testimonio sobre lo aseverado, por lo cual no es recomendable suplir la atestación con la simple firma sino más bien describir el sentido y
alcance de tal atestación; las certificaciones tributarias, corresponden a la atestación de las declaraciones tributarias, cuyo significado está definido por el artículo 81 del Estatuto Tributario.

Evidencia y Prueba
Mediante documentos, que podrán consistir en cualquier medio apto para ser consultado, conservado y reproducido, la Revisoría Fiscal dejará constancia de las labores adelantadas, de la evidencia obtenida y de los juicios realizados para emitir sus informes. Para este efecto
tendrá derecho a que se le entregue copia o reproducción de la evidencia examinada que considere pertinente. La documentación se preparará de acuerdo con las normas propias de la Revisoría Fiscal. Tales documentos son de propiedad del Revisor Fiscal, están sujetos a
reserva y no pueden consultarse o reproducirse sin su presencia o autorización junto con la del Ente respectivo y deben conservarse por lo menos durante cinco años, contados desde la fecha de emisión de los informes respectivos.

Responsabilidades
La responsabilidad es una obligación de responder por las consecuencias de las conductas; en este caso las del Contador Público en ejercicio de la Revisoría Fiscal. Estas responsabilidades se clasifican en: disciplinarias, contravencionales, civiles y penales. Las responsabilidades disciplinarias se originan por la infracción de las normas de ética profesional y son sancionadas por la Junta Central de Contadores con castigos que pueden consistir en amonestaciones, multas, suspensión o cancelación de la inscripción profesional.

Las responsabilidades contravencionales se incurren por violación de la Ley cuando tal conducta no se tipifica como delito. Son sancionadas por los organismos de inspección, vigilancia o control, entre ellos las administraciones tributarias, y las sanciones consisten en multas, remoción del cargo o interdicción para el ejercicio de la profesión. Las responsabilidades civiles se originan cuando de hechos o negligencias relacionadas con el ejercicio de la Revisoría Fiscal se causen daños a terceros, los cuales deben ser indemnizados patrimonialmente, siendo la justicia civil la encargada de determinar las cuantías de tales indemnizaciones.

La responsabilidad penal se incurre por violación de la Ley constituyente de delito en el ejercicio del cargo de Revisor Fiscal, siendo necesario que tal conducta sea intencionada o dolosa. Las sanciones se relacionan normalmente con privación de la libertad, debe ser calificada por la justicia penal. La presente Orientación Profesional fue aprobada por la Sala Plena del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en su sesión celebrada el 26 de febrero de 2008, con ponencia del C.P. Rafael Franco Ruiz, con el voto favorable de los Consejeros Jaime A. Hernández V., Carlos Alberto
Ángel, Maria Victoria Agudelo V., Hector Julio Acevedo R., Rafael A.
Franco Ruiz y Carlos Samuel Gómez quien salvó su voto en los términos
del documento que se anexa y que será publicado, en todo caso, junto
a la presente Orientación Profesional

Los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo y contra él no procede recurso alguno.

Bogotá D.C., Febrero de 2008
Consejo Técnico de Contaduría

ASPECTOS Y ORIENTACIONES SOBRE LA EXPLOTACION ECONÓMICA DE LOS BIENES COMUNES CON RELACION A LA REFORMA AL ESTATUTO TRIBUTARIO

Uno de los aspectos fundamentales para el uso de los bienes comunes por parte de los propietarios, residentes, tenedores y visitantes en las copropiedades y centros comerciales; tiene que ver con la explotación económica de las áreas comunes susceptibles de ser aprovechadas; siempre y cuando dichos bienes ó áreas comunes no sean esenciales, cuyo aprovechamiento limite el uso y goce por parte de los propietarios ó residentes de dichas áreas, ni implique la transferencia del dominio; tenemos entonces que algunas zonas de uso común susceptibles de explotación económica son:

-       Salones Sociales.
-       Gimnasios.
-       Salas de juegos o Bibliotecas.
-       Bicicleteros.
-       Parqueaderos.

La explotación económica de los bienes comunes; es una herramienta que utilizan las copropiedades tanto de uso residencial como las de uso mixto y comerciales, con el fin de ofrecer a los usuarios, propietarios y residentes; servicios que favorezcan a estos, de acuerdo a las características y diseños de la Copropiedad, a fin que suplan algunas necesidades No Esenciales y comodidad.

  • Sobre el particular la actual Ley 675 de 2001, indica que existe la posibilidad del aprovechamiento o explotación económica de los bienes comunes conforme el parágrafo 2 del mismo artículo 19.

PARÁGRAFO 2º.  Sin perjuicio de la disposición según la cual los bienes comunes son inenajenables en forma  separada de los bienes de propiedad privada o particular, los reglamentos de propiedad horizontal de los edificios o conjuntos podrán autorizar la explotación económica de bienes comunes, siempre y cuando esta autorización no se extienda a la realización de negocios jurídicos que den lugar a la transferencia del derecho de dominio de los mismos. La explotación autorizada se ubicará de tal forma que no impida la circulación por las zonas  comunes, no afecte la estructura de la edificación, ni contravenga disposiciones urbanísticas ni ambientales. Las contraprestaciones económicas así obtenidas serán para el beneficio común de la copropiedad y se destinarán al pago de expensas comunes del edificio o conjunto, o a los gastos de inversión, según lo decida la asamblea general.

  • La persona jurídica que nace con la constitución de la Propiedad Horizontal, conforme lo declara la Ley 675 de 2001, indica que existe la posibilidad de que la persona jurídica como tal en sujeción a las los principios legales, pueda desarrollar el mandato de la Asamblea acerca de la forma para desarrollar el  aprovechamiento o explotación económica de los bienes comunes como lo indica el artículo 33 de la Ley 675 de 2001.

ARTICULO 33. NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS.  La persona jurídica originada en la constitución de la propiedad horizontal es de naturaleza civil, sin ánimo de lucro. Su denominación corresponderá a la del edificio o conjunto y su domicilio será el municipio o distrito donde éste se localiza y tendrá la calidad de no contribuyente de impuestos nacionales, así como del impuesto de industria y comercio, en relación con las actividades propias de su objeto social, de conformidad con lo establecido en el artículo 195 del Decreto 1333 de 1986.

PARÁGRAFO.  La destinación de algunos bienes que produzcan renta para sufragar expensas comunes, no desvirtúa la calidad de persona jurídica sin ánimo de lucro.

ARTICULO 34. RECURSOS PATRIMONIALES.  Los recursos patrimoniales de la persona jurídica estarán conformado por los ingresos provenientes de las expensas comunes ordinarias y extraordinarias, multas, intereses, fondo de imprevistos, y demás bienes e ingresos que adquiera o reciba a cualquier título para el cumplimiento de su objeto.

En virtud de lo antes expuesto, nos indica claramente que la persona jurídica que nace con la constitución de la Propiedad Horizontal, está sujeta a lo que indica tanto la Ley 675 de 2001 que es el actual régimen para la Propiedad Horizontal, y cuyo objeto es la administración adecuada para la conservación y mantenimiento de los bienes comunes sin el ánimo de lucro; como a las demás Normas que fije el estado relacionadas con la forma en que se desarrollan las actividades con el fin que la Copropiedad cumpla su objeto social fijado por la misma Ley y el Reglamento.

EFECTOS CONTABLES Y TRIBUTARIAS
Para el caso particular acerca de la explotación de los Bienes Comunes; los cuales bajo esta premisa son usufructuados por parte de la Administración, como fuente de ingreso dentro del presupuesto y que está situación se encuentra consagrada por el Reglamento de Propiedad Horizontal como por el mandato de la Asamblea; se debe tener en consideración lo siguiente:

  1. El objeto social en Colombia de la Propiedad Horizontal; es la conservación y mantenimiento de los bienes comunes; y el objeto de la persona jurídica es la administración adecuada de los recursos provenientes del recaudo de las cuotas de sostenimiento y otros ingresos (si los hay) a cargo de los propietarios de las unidades privadas; pero son para ese fin de realizar el sostenimiento ó la inversión en el mejoramiento de los bienes comunes; sin el ánimo de lucro.

  1. Así las cosas, los ingresos provenientes por la explotación económica de ciertos bienes comunes bajo la aprobación de la Asamblea de Propietarios en la cual se definen los bienes comunes sujetos a esa explotación; es decir se deben identificar y ubicar (ahora los bienes comunes sujetos para explotación en principio deben ser bienes comunes No esenciales y definidos en el Reglamento de Propiedad Horizontal), el tipo de uso que se dará por la explotación acorde a los principios de uso de suelo y actividades permitidas, valor del ingreso por su explotación; deben ser reglamentados por la Asamblea de Propietarios y el uso de los bienes comunes sujetos a la explotación, debe ser coherente con el uso del suelo, las actividades permitidas y las características de la Copropiedad a fin No afecten la tranquilidad, uso y goce de los propietarios de las áreas comunes; es decir se deber tener en cuenta que existe una limitación para desarrollar la explotación ,que corresponde a lo siguiente:

-       Que No impida la libre circulación en las zonas comunes.
-       Que No afecte las estructuras de las edificaciones.

  1. Ahora en materia tributaria es necesario tener en cuenta que la persona jurídica sometida a la Propiedad Horizontal y cuyo objeto repito, es la conservación y mantenimiento de los bienes comunes, en materia fiscal su obligación es ser un agente que retiene en la fuente y declara al estado en las condiciones que establece la norma tributaria, toda vez que sus actividades y objeto tiene el principio de sin ánimo de lucro, por lo tanto no tiene la obligación del pago de otro tipo de gravámenes.

Ahora la explotación económica en actividades que generen ingresos puede estar en cabeza de la misma persona jurídica y No por un tercero; es decir un ejemplo claro es cuando la Asamblea determina que desarrollará actividades adicionales para generar ingresos a cargo y responsabilidad de la Administración de la Copropiedad.

Los ingresos por la explotación económica deben estar definidos por la Asamblea de Propietarios y el Reglamento de Propiedad Horizontal; para suplir las expensas comunes necesarias para la conservación y el mantenimiento según lo defina el presupuesto; ó para desarrollar una Inversión para el mejoramiento de la Copropiedad.

Espero que el contenido de este artículo, les sea de mucha utilidad en sus actividades, la ilustración de estos temas son complemento a los expuestos en el taller de capacitación ó en la sección del Editorial de Mi website y del blog sobre Propiedad Horizontal; en el cual pueden enviar sus comentarios y aclaraciones a los correos que aparecen en la parte inferior de este artículo.

Sí desea asesoría sobre el tema  ¡No dude en comunicarse!
en Bogotá D.C. Celular 301-6146435

Atentamente,                             

Edgar Fernando Martínez Z.

Organizador del Taller

domingo, 31 de marzo de 2013

TALLER SOBRE ASPECTOS CONTABLES, FINANCIEROS, TRIBUTARIOS Y PRESPUESTALES EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL



TALLER
NO PRESENCIAL
SOBRE PROPIEDAD HORIZONTAL


“Aspectos Contables, Financieros, Tributarios y Presupuestales en la Propiedad Horizontal”

Temario:
LA PROPIEDAD HORIZONTAL EN COLOMBIA  
FUNDAMENTOS SOBRE LA PROPIEDAD HORIZONTAL PERSONERIA JURIDICA Y ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO
LA CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL
RESPONSABILIDAD TRIBUTARIA DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL BAJO LOS ALCANCES DE LA LEY 1607 DE 2012 (REFORMA TRIBUTARIA)
LA APLICACION DE OBLIGACION TRIBUTARIA POR LA EXPLOTACION ECONOMICA DE LOS BIENES COMUNES
ESTADOS FINANCIEROS EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

PRESUPUESTO Y EJECUCION PRESUPUESTAL
ORIENTACIONES TECNICAS PROFESIONALES
CONTROL INTERNO - REVISORIA FISCAL

ORIENTACIONES (Normatividad contable y tributaria aplicada para la Propiedad Horizontal en Colombia, orientaciones profesionales del consejo técnico de contaduría pública, régimen tributario especial entidades sin animo de lucro, código de comercio,  Ley 1607 de 2012 -Ley 1453 de 2011, decretos reglamentarios y jurisprdencias, modelos de estados financieros)

PANEL DE PREGUNTAS Y CONCLUSIONES
 
Fecha   a convenir con el usuario (fecha y hora)
Por el servicio de chat de Skype ó Messenger de Outlook

En las memorias del taller, se le enviará la presentación del taller con el desarrollo del temario, normatividad contable y tributaria vigente, jursiprudencias y sentencias de la corte constitucional sobre aspectos financieros y contables, orientaciones profesionales, modelos de estados financieros y ejecución presupuestal .
VALOR DE LA INVERSION
Incluye asistencia vitrual, y envio por correo certificado de la certificación de asistencia
 y Memorias en Disco Compacto
         
Para usuarios por $60.000,oo
Inscripción por consignación ó transferencia bancaria a la cuenta de ahorros No. 077-22056-4 Banco de Bogotá  a nombre de Edgar Fernando Martínez 
NIT No. 79.635.951-2

ó Cuenta de Ahorros No. 4882161612 Banco Colpatria 
a nombre de Edgar Fernando Martínez 
NIT No. 79.635.951-2


RESERVE SU CUPO!

Informes a los Celulares 301-6146435 / 301-7738219
Teléfono Fijo en Bogotá 4095181

correos electrónicos: admonph@hispavista.com
fermart72@gmail.com 

CONFERENCISTA

Edgar Fernando Martínez
Director de http://www.admonph.galeon.com/


CONFIRME SU ASISTENCIA CON NO MENOS
TRES DIAS DE ANTICIPACION A LA CAPACITACION 

SI SE ENCUENTRA INTERESADO:
CONTACTENOS VIA TELEFÓNICA Ó
ENVIEMOS SUS DATOS, NOMBRE, DIRECCION, TELEFONO, CIUDAD